En la actualidad, una de las ventajas competitivas más significativas es lograr entregar al cliente mucho más que nuestra competencia, utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Sin embargo, hacer esto requiere de una planificación a medida del tipo de clientes que tenemos, ya que si la flota transporta cargas que necesitan distintos tipos de vehículos para cubrir distancias, tamaños de paquetes, peso de las cargas y otras variables, no podemos recurrir a lo básico, que sería parar algunos vehículos para ahorrar sus gastos operativos.
Hacer esto, requiere de un estudio exhaustivo del movimiento de la flota, teniendo en cuenta para qué tipo de tareas se utiliza cada tipo de vehículo. Para ello es necesario utilizar sistemas que nos ayuden a crear y monitorear las métricas necesarias para llegar a los resultados esperados. Tal vez esto no nos lleve a bajar drásticamente los costos operativos, lo que si estamos seguros es que aumentará la rentabilidad de la flota.
A continuación, una serie de pasos a seguir para optimizar la gestión de la flota.
Identificar y medir las variables principales
Cuando un vehículo se pone en movimiento, instantáneamente comienza a emitir información acerca de su estado, los tiempos de entrega de la carga, los tipos de paradas, el consumo de combustible, y mucho más. Sin embargo, nuestro objetivo es identificar las variables correctas que nos sirvan para optimizar la gestión y el control de flota. Las siguientes variables son las que debemos seguir muy de cerca:
- Cantidad de kilómetros recorridos: este dato es básico y nos sirve para conocer la cantidad de combustible utilizada, las distancias recorridas, las horas de motor utilizadas con el objetivo de que cada vehículo tenga las mínimas necesarias. Además, nos sirve para re-trazar itinerarios, re-programar viajes y agrupar clientes por tipo y zona, entre otras.
- Utilización de los vehículos en horarios no laborales: el medir esto nos lleva a saber qué vehículos están siendo utilizados para recorridos y tareas no autorizadas y que nada tienen que ver con el trabajo de la flota. El objetivo es eliminar el uso de los vehículos fuera de su horario de trabajo, con el ahorro que esto produce.
- Tiempo de utilización e inactividad del vehículo: el propósito aquí es identificar tiempos de cada recorrido o parada y lo que se tarda en llegar de un cliente a otro. Esencial para programar itinerarios y optimizar tiempos muertos o no autorizados.
Analizar el historial de cada vehículo
Cada móvil de la flota posee tiempos y recorridos precisos de acuerdo al plan y los calendarios de entrega que tenemos pactados con los clientes y para nuestra organización interna. Sin embargo, a veces puede ocurrir que algunos vehículos entren en demoras que se derivan de alguna variable que no tuvimos en cuenta. Llevar los tiempos de trabajo de acuerdo a cada cliente, cada vehículo y cada día es una tarea que debe ser realizada por algún software de gestión de flotas como respaldo. De esta forma, nos basaremos en los informes obtenidos para evitar cualquier cuello de botella que nos haga quedar mal con los clientes.
Gestionar correctamente los imprevistos
¿Cuántas veces nos llama un cliente a último momento para cancelar?, ¿Qué pasa si hay alguna situación anormal que interrumpa la circulación por las calles? o ¿Qué hacemos cuando el clima dificulta algunas entregas? La optimización de nuestra gestión depende en gran medida de nuestra capacidad de reacción ante tales eventos. Por supuesto, la tecnología es nuestra aliada nuevamente, ya que los sistemas de control de flota y rastreo GPS nos permiten conocer la ubicación de cada uno de los vehículos para re-trazar sus recorridos rápidamente y evitar problemas con los demás clientes.
Sin dudas, optimizar la gestió de una flota de transporte no es una tarea sencilla y requiere experiencia y capacidad para cambiar y adaptarse a las tendencias. Esperamos ser útiles con estos consejos para que la flota sea cada vez más productiva y rentable.